Lijst van actief beleid

Volledig beleid

Inleiding

Je hebt toegang tot een elektronisch community platform voor online leren.

Jouw raadplegingsgegevens

De volgende gegevens kunnen gebruikt worden door Smals, dit wil zeggen door de operationele administrators van het platform:

• De bezoeken uitgevoerd op het platform
• De acties uitgevoerd op het platform (bijv.: materialen aangebracht door de gebruiker zelf, berichten, resultaten van activiteiten, enquêtes, enz.)
• De tijd doorgebracht op het platform
• De geraadpleegde inhoud

Je gaat akkoord dat deze raadplegingsgegevens gebruikt kunnen worden om gebruikers bij te staan voor een individuele opvolging, alsook voor algemene statistieken (reporting) voor een collectieve opvolging.

Deze gegevens worden opgeslagen in een database die exclusief door Smals wordt verwerkt.

Jouw gebruik van de fora

Jij bent verantwoordelijk voor jouw gebruik van het platform en in het bijzonder voor de informatie die jij erop plaatst.

Dit platform mag niet gebruikt worden voor privécommunicatie of het uitwisselen van gevoelige, persoonlijke of vertrouwelijke informatie.

Informatie kan verwijderd of ontoegankelijk gemaakt worden. De toegang kan tijdelijk of permanent worden geweigerd.

Raadplegen van hyperlinks

Het platform stelt links voor naar inhoud die beschikbaar is op internet. Deze links worden verschaft met als doel om jouw leerproces te verrijken. Aangezien deze websites geen deel uitmaken van het platform zal geen enkele mededeling van gegevens geregeld worden door de "Privacy Statement". Wij wijzen je dan ook op de vertrouwelijkheid van deze gegevens wanneer je deze raadpleegt.

Jouw mening

Smals behoudt zich het recht om je te contacteren via een vragenlijst, enquête of peiling om je mening te vragen. Deze informatie verschaffen, is niet verplicht.

Naleven van de wet

Respecteer de wet en dus ook het auteursrecht van lesmateriaal en ander materiaal. Als je niet de auteur bent, zorg dan voor toestemming.

Smals respecteert de wetgeving in verband met de bescherming van de persoonsgegevens.

Wat is Moodle?

Het leerplatform eAcademy Smals is gebaseerd op een Moodle-infrastructuur die gehost is bij CBlue.be. Moodle is een programma dat beheerst wordt door een GNU GPL Licentie: https://moodledev.io/general/license

Toegang? https://eacademy.smals.be/

• Voor interne Smals medewerkers: via Shared Active Directory (ShAD – gebruikersgegevens verleend door de eigen instelling)
• Voor andere gebruikers: via manuele accounts beheerd door de operationele beheerders van het platform

Hulp nodig? Wil je gebruiksrechten als lesgever? eacademy@smals.be

Volledig beleid

Smals eAcademy Privacyverklaring 

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens bij het gebruik van het online leerplatform Smals eAcademy https://eacademy.smals.be/

Contactgegevens Smals

Smals is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in eAcademy. 

Voor vragen over het gebruik van eAcademy, neem contact op met de verantwoordelijke van Smals eAcademy via eAcademy at smals.be 

Voor vragen over uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens, neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming via dpo at smals.be 

Doeleinden

Vorming en opleiding

Smals biedt haar medewerkers een online leerplatform aan opdat medewerkers online cursussen kunnen volgen en hun beroepscompetenties verder kunnen ontplooien. 

Dit sluit aan op de recente hervormingen inzake werkbaar en wendbaar werk. De wet bepaalt namelijk dat de interprofessionele doelstelling van een aantal dagen opleiding per jaar, per voltijds equivalent, hetzij op sectoraal niveau, hetzij op individueel niveau kan geconcretiseerd worden. 

Personeelsadministratie en evaluatie

Het online leerplatform van Smals is geïntegreerd met externe leerplatformen van en de HR-Software van Smals. Dit betekent dat Smals voor doeleinden van personeelsadministratie en de gevolgde opleidingen koppelt aan het profiel medewerker met het oog op persoonsadministratie en evaluatie. 

Verbetering van leerplatformen

Het online leerplatform eAcademy faciliteert het gebruik van externe leerplatformen.

Indien u gebruik maakt van externe leerplatformen, dan zullen uw persoonsgegevens gebruikt worden voor het verbeteren van de diensten van de externe leerplatformen. Concreet betekent dat in dat geval, de externe leerplatformen uw persoonsgegevens gebruiken op basis van hun gerechtvaardigd belang.

Categorieën van ontvangers

Uw persoonsgegevens in eAcademy worden bewaard bij de hosting partner van Smals eAcademy.

Indien u gebruik maakt van externe leerplatformen, zullen uw persoonsgegevens gedeeld worden met de externe leerplatformen. 

Doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land en beschermingsmaatregelen

Indien u gebruik maakt van externe leerplatformen die gevestigd zijn in de V.S. zal Smals een beperkt aantal persoonsgegevens delen met deze leerplatformen.

Smals neemt de volgende maatregelen:

• Smals beperkt de hoeveelheid gegevens tot het minimum. De volgende gegevens kunnen gedeeld worden indien u gebruik maakt van het externe platform: de naam, voornaam en het professionele e-mailadres van de medewerker. 
• Smals informeert de gebruikers om hun professionele account niet te koppelen aan hun persoonlijke LinkedIn account.

Bewaartermijnen

Van zodra de eAcademy account van de medewerker automatisch is gecreëerd bij de eerste connectie, worden uw persoonsgegevens bewaard voor de duur van de arbeidsovereenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst, wordt uw eAcademy account gedactiveerd. Voor zover u gebruik maakt van externe leerplatformen, worden ook de accounts op die platformen gedeactiveerd.

Uw Rechten

U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten aanzien van Smals, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.

U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming. Smals zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Recht op bezwaar

U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Smals. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, kunnen we geen e-learning opleidingen meer aanbieden. 

Recht op inzage en transparantie

U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:

• Of wij persoonsgegevens van u verwerken;
• Voor welke doeleinden wij die verwerken;
• Welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
• Met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen;
• Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
• Welke rechten u heeft.

Recht op rectificatie en gegevenswissing

U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kunt u inloggen in eAcademy en de gegevens onder uw profiel aanpassen. U kan ook contact opnemen met de DPO van Smals en de verantwoordelijke van Smals eAcademy, zie hierboven. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden.

U heeft tevens het recht om, zonder onredelijke vertraging, wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:

• de persoonsgegevens niet langer zijn nodig zijn voor de doeleinden;
• er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking, en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking door Smals;
• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Smals rust.

Smals zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij gedeeltelijke verwijdering zal Smals eveneens toelichten waarom niet volledig aan het verzoek kon worden voldaan.

Het is mogelijk dat, afhankelijk van de aard van het verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aangeboden worden door Smals. Smals kan ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u als betrokkene het recht om van Smals de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:

• u betwist de juistheid van de persoonsgegevens, in welk geval de verwerking beperkt wordt gedurende een periode die Smals in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
• de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
• Smals heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Smals zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

In geval van beperking van de verwerking, mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Smals.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procédés, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Smals te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, alsook om Smals te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen naar een andere aanbieder.

Klachten

Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (contact at apd-gba.be).

Profiling

Smals gebruikt geen geautomatiseerd besluitvormingssysteem. Dit betekent dat de HR software, noch het eAcademy platform automatisch beslissingen nemen met gevolgen voor de medewerkers.

De verwerking van persoonsgegevens in eAcademy en in de HR software is een vorm van profiling in de zin van de privacywet. De verwerking produceert resultaten zoals een opleidingshistoriek dat de beslissingsmakers kan beïnvloeden. Bijvoorbeeld bij de evaluatie of een medewerker over de vereiste kennis beschikt die nodig is om een hogere functie te vervullen.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 1 december 2022. 

Smals behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.