Déclaration de confidentialité de Smals eAcademy 

Cette déclaration de confidentialité fournit des informations sur le traitement et la protection de vos données personnelles lors de l'utilisation de la plateforme d'apprentissage en ligne Smals eAcademy https://eacademy.smals.be/

Coordonnées de Smals

Smals est responsable du traitement de vos données personnelles dans eAcademy. 

Pour toute question concernant l'utilisation d'eAcademy, veuillez contacter la personne responsable de Smals eAcademy à l'adresse eAcademy at smals.be 

Pour toute question concernant vos droits en matière de données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse dpo at smals.be 

Objectifs

Formation et éducation

Smals propose à ses employés une plateforme d'apprentissage en ligne afin qu'ils puissent suivre des cours en ligne et développer leurs compétences professionnelles. 

Cela va dans le sens des récentes réformes sur le travail faisable et maniable. En effet, la loi stipule que l'objectif interprofessionnel d'un nombre de jours de formation par an, par équivalent temps plein, peut être concrétisé soit au niveau sectoriel, soit au niveau individuel. 

Administration et évaluation du personnel

La plateforme d'apprentissage en ligne de Smals s’intègre avec les plateformes d'apprentissage externes et au logiciel RH de Smals. Cela signifie qu'à des fins d'administration du personnel, Smals associe les cours suivis au profil de l'employé à des fins d'administration et d'évaluation de la personne. 

Amélioration des plateformes d'apprentissage

La plateforme d'apprentissage en ligne eAcademy facilite l'utilisation de plateformes d'apprentissage externes.

Si vous utilisez des plateformes d'apprentissage externes, vos données personnelles seront utilisées pour améliorer les services de ces plateformes. Plus précisément, dans ce cas, les plateformes d'apprentissage externes utilisent vos données personnelles sur la base de leur intérêt légitime.

Catégories de bénéficiaires

Vos données personnelles dans eAcademy seront stockées chez le partenaire d'hébergement de Smals eAcademy.

Si vous utilisez des plateformes d'apprentissage externes, vos données personnelles seront partagées avec ces plateformes. 

Transfert de données personnelles vers un pays tiers et mesures de protection

Si vous utilisez des plateformes d'apprentissage externes basées aux États-Unis, Smals partagera une quantité limitée de données personnelles avec ces plateformes d'apprentissage.

Smals prendra les mesures suivantes :

• Smals limite la quantité de données au minimum. Les données suivantes sont partagées avec une plate-forme externe : le nom, le prénom et l'adresse électronique professionnelle de l'employé. 
• Smals informe les utilisateurs de ne pas lier leur compte professionnel à leur compte personnel LinkedIn.

Délais de conservation

Dès que le compte eAcademy de l’employé est créé automatiquement lors de la première connexion , vos données personnelles seront conservées pendant la durée du contrat de travail. En cas de résiliation du contrat, votre compte eAcademy est désactivé. Dans la mesure où vous utilisez des plateformes d'apprentissage externes, les comptes sur ces plateformes seront également désactivés.

Vos droits

Vous pouvez exercer un certain nombre de droits concernant le traitement de vos données personnelles vis-à-vis de Smals dans la mesure où vous disposez de tels droits en vertu du droit applicable.

Vous pouvez exercer ces droits en contactant le délégué à la protection des données. Smals répondra à ces demandes et donnera suite ou non à ces demandes conformément au droit applicable et en principe dans un délai d'un (1) mois, également conformément au droit applicable.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons liées à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles fondé sur l'intérêt légitime de Smals. Si vous vous y opposez, Smals ne pourra plus vous fournir des formations e-learning. 

Droit d'accès et de transparence

Vous avez le droit d'accéder (gratuitement) aux données vous concernant et d'obtenir une copie de ces données personnelles. En outre, vous pouvez nous demander :

• Si nous traitons des données personnelles vous concernant ;
• A quelles fins nous les traitons ;
• Quelles catégories de données personnelles nous traitons ;
• Avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données personnelles ;
• Quelle est l'origine des données traitées ;
• Les droits que vous avez.

Droit de rectification et d'effacement des données

En tant que personne concernée, vous avez le droit de faire rectifier ou compléter des données personnelles incomplètes, incorrectes, inappropriées ou obsolètes. Pour ce faire, vous pouvez vous connecter à eAcademy et mettre à jour les données sous votre profil. Vous pouvez également contacter le DPO de Smals et le responsable de Smals eAcademy, voir ci-dessus. Afin de maintenir vos données à jour, nous vous prions de nous informer de toute modification.

Vous avez également le droit, sans délai déraisonnable, d'obtenir l'effacement de vos données personnelles si et dans la mesure où :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins visées ;
• il n'y a plus de base juridique ;
• vous vous opposez au traitement et il n'existe pas d'autres motifs légitimes impérieux pour le traitement par Smals ;
• les données à caractère personnel ont été traitées illégalement ; ou
• les données personnelles doivent être supprimées pour se conformer à une obligation légale incombant à Smals.

Smals vous enverra un message de confirmation après avoir exécuté une demande de suppression. En cas de suppression partielle, Smals expliquera également pourquoi la demande n'a pu être entièrement satisfaite.

Il est possible que, selon la nature de la demande, certains services ne puissent plus être offerts par Smals. Smals n'est pas non plus toujours en mesure de supprimer toutes les données demandées, par exemple pour se conformer à des obligations légales.

Droit de restreindre le traitement

En tant que personne concernée, vous avez également le droit d'obtenir de Smals la restriction du traitement de vos données personnelles, si et dans la mesure où l'un des éléments suivants s'applique :

• vous contestez l'exactitude des données personnelles, auquel cas le traitement est limité pendant une période permettant à Smals de vérifier leur exactitude ;
• le traitement est illégal et vous vous opposez à l'effacement des données à caractère personnel et demandez plutôt que leur utilisation soit limitée ;
• Smals n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais vous en avez besoin pour l'établissement, l'exercice ou la justification d'un droit légal.
• vous vous êtes opposé au traitement, en attendant la réponse à la question de savoir si les motifs légitimes de Smals l'emportent sur ceux de la personne concernée.

En cas de restriction du traitement, les données peuvent encore être conservées par Smals.

Droit à la portabilité des données

Pour les données à caractère personnel qui (i) sont traitées dans le cadre de l'exécution du contrat, (ii) ont été fournies par vous-même et (iii) sont traitées par des procédés automatisés, vous avez le droit, en tant que personne concernée, d'obtenir ces données de Smals sous une forme structurée, commune et lisible par machine, ainsi que de demander à Smals de transférer ces données directement à une autre partie, si cela est techniquement possible, si vous souhaitez passer à un autre fournisseur.

Plaintes

Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données (contact at apd-gba.be).

Profilage

Smals n'utilise pas de système de prise de décision automatisé. Cela signifie que ni le logiciel HR ni la plateforme eAcademy ne prennent automatiquement les décisions concernant les employés.

Le traitement des données personnelles dans eAcademy et par le software HR est une forme de profilage au sens de la loi sur la protection de la vie privée. Le traitement produit des résultats tels qu'un historique de formation qui peut influencer les décideurs. Par exemple, lorsqu'il s'agit d'évaluer si un employé possède les connaissances requises pour occuper un poste supérieur.

Changements

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 1er décembre 2022. 

Smals se réserve le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. Les modifications seront toujours publiées sur ce site web avant leur entrée en vigueur. Il est recommandé de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin de prendre connaissance de ces changements.